《办公室管理》期末模拟试题一及答案(2)

    19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。(  ×  )
    20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。(  ×)
三、简答题（每小题10分，共20分）
    21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
    22.文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
四、设计题（每小题15分，共30分）
    23．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
    24．作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
    25.新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指
派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接拿行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放人汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。
    请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？
    26.教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的：
    向对方要求约会时应注意的事项：
    a•要获得上司的许可；
    b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；
    c•如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
    d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。
    e•告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
    f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。
    g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。
    h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。
    i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。
    一般说来：
    •星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；
    •即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌。
    •午餐前后约会则会影响吃饭时间；
    •对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
    •公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
    •地点必须选择对方比较方便的地方；
    •地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
    j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
    k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
    L约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约
会所需要的文件资料。
    m.上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好
后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
    请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会”
试卷代号：2180
    中央广播电视大学2010-2011学年度第二学期“开放专科”期末考试